2011年08月16日

No6:「仕事は2分で片づける」

日々仕事をしていると、電子メール、電話、上司や同僚、
さまざまな仕事が舞い込んできますね!

自分で抱えている仕事、新たに発生する仕事。

これらを要領よくこなすのができるビジネスマンです。

では要領よくこなすために、何が必要か?

それは、「業務を抱え込まないこと」です。

仕事の抱え込みすぎって、本当につらいですよね!!
処理や判断を保留して、業務が滞留。
納期が近づいて、まずい!と思った頃には、どのように処理をすれば
良いかを忘れている・・・。
結果、仕事を処理するために必要な書類整備や、相談事項の確認などで
時間がかかってしまいます。

また、「業務の抱え込み」は、精神衛生上、非常に危険です。
夜、家に帰っても未処理の仕事に頭を悩ませ、眠りも浅くなり、
そして週末でさえも、来週の月曜日の出社が嫌になります。

というわけで、この、「業務の抱え込み」。
これをなくすために心がけること、それは、

「仕事はその場で片づける」です。

当たり前?そう、当たり前のことを着実にこなすことが
仕事をうまく回す秘訣でもあります。
当たり前のことが、一番難しかったりします。

ただ、その場で片付かない仕事もありますよね??
他部署への確認が必要であったり、書類が官公庁にあって、取りに
行かなければならなかったり・・・

そういう仕事は、その仕事を計画だてて、自分の業務仕掛として
入れておくのです。

その場で片づけるべき仕事、それは、

「着手したら2分以内で片付く仕事」です。

このメソッドは、GTDで有名なデビット・アレン著の
「仕事を成し遂げる技術」
(GETTING THINGS DONE.The Art of Stress-Free Productivity)
から頂きました。

たとえばメールの返信。
依頼内容は理解した。返事もすぐに用意できる。
ただ、今すぐに返事するのは面倒だし、
あとでやっても問題ないか・・・

チョット待った!!!

こういう時に「仕事はその場で片づける」を適用します。

「何が何でもです。」

その、「小さな仕事」は、先送りすると、自分を苦しめます。
その仕事は、やらないでいると、プレッシャーになります。

膨大な業務を抱えていると、その「小さなプレッシャー群」が
大きなストレスとなって業務の足を引っ張るのです。

まずは、この
「仕事はその場で片づける」。

これを徹底しましょう。見事にストレスが減り、
業務が効率化します。

■まとめ of「仕事は2分で片づける」」

・「着手したら2分以内で片付く仕事」を
「何が何でも」「その場で片づける」
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posted by 川上 at 21:35| Comment(6) | 段取りのやり方 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

No5:「わからない??第一歩目を踏め!」

日々の生活の中で、理解できたらいいな、と思うことってありますか?

私はあります。たくさんあります。
たとえば・・・。

・エクセルのあの、関数を使えるようになりたいけど、よくわからない。
・輸出管理をする上で、通関業務の詳細を知りたいけどわからない。
・パソコンで資料作成していると、データが溜まって処理スピードが
遅いけど、どうやって内部を掃除すればよいかわからない・・・。
・嫌な上司にあの案件を報告しなくてはいけないのだが、どうやって
説明すればよいかわからない・・・。
・プレゼンの資料作成が必要だけど、写真挿入のやり方がよくわからない。

などなど。
ちょっと立ち止まって考えると、わかれば仕事の能率が上がったり、
仕事に取り組む時の気持ちが変わったりすることって、
結構沢山ありますよね。

今の例を見てみると、わからないがために、その仕事が発生すると
嫌な気分になったりしますよね。
もちろん、それを通じて一つ、仕事を覚えられるわけですから、
そういう経験も大事だとは思います。

ただ、実は、「嫌な気分」の原因は、ちょっとしたことにあります。

それは、「第一歩目」に何をするか、それがわからないからです。

「第一歩目」初めに何をするか・・・。

これがわかれば仕事は淡々と進むものです。
一つ視界が開ければ、次の光景がみえるのです。そして次も。

ゼロをイチにすることが一番困難。

それを突き崩すための方法として、下記のような方法があります。

・同僚に聞く。
・上司に相談する。
・インターネットで調べる。
・書籍で調べる。
・自分で絵を描いたりしながら考えてみる。

どれも有効ですね。
ただ、同僚や上司への相談は、人の時間をとることになります。
その点、自分で考えたり、書籍で調べる、インターネットで
調べる、ということは、自分一人で完結することができます。
一方、独りよがりの回答を出す危険性もはらんでいます。

そこで、「第一歩目」を突き崩すために、非常に有効な方法を
ご紹介します。

それは、
「インターネットに聞くこと」です。

玉石混交のインターネットの世界。
詐欺や犯罪までも横行する情報の洪水のなかで、
仕事中に役立つ情報を収集することが一番難しいことです。

そこで、信頼のできるサイト、特に、
「質問に対する信頼できる回答」を載せているサイトを活用
することが肝要です。

このサイトの一つが、

OK WAVE(オーケーウェイブ)というサイトです。
http://okwave.jp/

このサイトは日本初、最大級のQ&Aサイト、ということで、
非常に広範な範囲の質問・回答が用意されています。

一つの質問に対して、複数の回答が用意されており、
信頼ある良質な回答にはポイントがついていますので、
その時点でベストに近い、回答を瞬時に探すことが
できます。

たとえば、「今すぐにメルマガを発行せよ!」

と言われた場合、「メルマガ 発行するには?」と
検索すると、たちまち回答が出るわけです。

ちなみに、この条件で検索すると・・・。
ご丁寧にテンプレートまでしっかりついた回答がたくさん
ありました。

全く門外漢の分野、私なら、たとえば・・・

「ハープ 演奏するには?」

を叩いてみると、ちゃんとハープの演奏方法の概略や
習える教室、男性の有名なハープ奏者について、
などなど、知らなかった世界に急にぱぱっと、
光がともります。

私は、仕事中、エクセルでプロジェクト管理をする際に、
関数を組み込んでこんな処理ができたらなー、と
思うと同時に、OKWAVEに質問を打ち込みます。

たいてい解決します。

質問&回答サイトは、多くの人間の知恵の集積ですので、
全面的に頼ることも危険だとは思いますが、日常の
問題はおおかた、解決することができます。

何より重宝するのが、ヤフーで検索をすれば、有益な情報と同時に、
ゴミのような情報も目にしなくてはいけないのに、Q&Aサイトでは、
ゴミ情報はほとんどありません。もしあれば、削除されます。
ここが、ヤフーで問題を検索せずに、Q&Aサイトで問題を
検索する最大の理由です。

仕事につまった・・・誰にも聞けない・・・。

そんな時は、インターネットに聞いてみてください。

「第一歩目」を即座に踏むことができるようになります。


■まとめ of「今日、一つだけ賢くなろう。」」

・「第一歩目」に何をするか、それがわからないなら、
OK WAVE(オーケーウェイブ)http://okwave.jp/ に聞け!
posted by 川上 at 21:33| Comment(0) | はじめの一歩を踏む方法 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

No4:「机の中を今すぐ片づけろ!!」

机の中、きれいですか?
ちょっと自分の机の中を見てください。
処理ができていない書類とか、展示会のパンフレットとか、
使用済みのホチキスの箱とか、輪ゴムとかペンとか、ごちゃっと
してませんか?

ちょっと考えてみましょう。
いま、「ちょっとだけ」片付けることができますか?

面倒くさい場合、多いですよね。
片付けるよりも先に定常業務が待っている・・・。
ひっきりなしに電話がかかってくる・・・。

心拍数あがりますね。仕事に追われた状態だと。

そんな時は、以外に効率が下がってしまうもの。
落ち着いてやれば、すっきりくデータ入力やメモにも、
無駄な作業が発生していたり。

というわけで、「やばい、追われてるなー」と思ったら、
机の中を片付けてみましょう。

面倒くさい人は、一つだけやってみましょう。

「今まで机の中にずーっと入っていたけど、
よく考えてみるといらないものを1つだけ、
捨てるとしたら、どれを捨てるか?」

1つでいいですよ。1つ捨てたら、机を閉めて、
仕事に戻るといいです。

気分がちょっと変わります。気分が変われば、自分の気の流れが
変わります。心拍数が変わります。落着きを取り戻します。

ちょっとしたことですが、できる人は密かにやっている
習慣だったりします。

気分転換の方法にはまだまだ沢山あります。
自分独自の気分転換を編み出してみてください!

■まとめ of「机の中を今すぐ片づけろ!!」

・「今まで机の中にずーっと入っていたけど、
よく考えてみるといらないものを1つだけ、
捨てるとしたら、どれを捨てるか?」
posted by 川上 at 21:31| Comment(2) | 整理整頓 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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